Excel-এ ডেটা ক্লিন করার ৫টি সহজ উপায়: TRIM, Remove Duplicates, Flash Fill

অন্য সফটওয়্যার, ওয়েবসাইট বা ফর্ম থেকে আনা ডেটায় প্রায়ই বাড়তি স্পেস, ডুপ্লিকেট আর ভুল ফরম্যাট থাকে। এগুলো ঠিক না করে সূত্র চালালে ফলও ভুল আসে। এখানে ৫টি সহজ উপায় দেওয়া হলো।

১. বাড়তি স্পেস সরান: TRIM

=TRIM(A2) ঘরের শুরু ও শেষের স্পেস সরায় এবং শব্দের মাঝের একাধিক স্পেসকে একটি করে। ওয়েব থেকে কপি করা ডেটায় অনেক সময় সাধারণ স্পেসের বদলে non-breaking space থাকে, তখন TRIM কাজ করে না। সেক্ষেত্রে ব্যবহার করুন:

=TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(160), " "))

২. নামের বানান ঠিক করুন: PROPER

ধরুন A2 ঘরে লেখা আছে rahim uddin । এই সূত্র দিলে:

=PROPER(TRIM(A2))

ফল আসবে Rahim Uddin। PROPER প্রতিটি শব্দের প্রথম অক্ষর বড় হাতের করে।

৩. ডুপ্লিকেট মুছুন: Remove Duplicates

ডেটা সিলেক্ট করে Data ট্যাবে গিয়ে Remove Duplicates চাপুন। কোন কলাম মিলিয়ে ডুপ্লিকেট ধরবে তা বেছে নিন। সতর্কতা: এটি সারি স্থায়ীভাবে মুছে দেয়, তাই আগে শিটের একটি কপি রেখে নিন।

৪. ডেটা ভাগ করুন: Flash Fill ও Text to Columns

A কলামে "Rahim Uddin" লেখা থাকলে পাশের ঘরে হাতে "Rahim" লিখুন, পরের ঘরে গিয়ে Ctrl + E চাপুন। Excel প্যাটার্ন বুঝে বাকি ঘর পূরণ করবে। স্পেস বা কমা দিয়ে আলাদা করা ডেটা একসঙ্গে ভাগ করতে Data → Text to Columns ব্যবহার করুন।

৫. টেক্সট হয়ে যাওয়া সংখ্যা ঠিক করুন

ঘরের কোণে সবুজ ত্রিভুজ দেখালে সংখ্যাটি টেক্সট হিসেবে জমা আছে। ঘর সিলেক্ট করে সতর্কতা চিহ্ন থেকে Convert to Number বেছে নিন। অথবা =VALUE(A2) ব্যবহার করুন।

শেষ ধাপ: সূত্রের ফল স্থায়ী করুন

সূত্রের ফল রেখে সূত্র সরাতে ঘরগুলো কপি করে Paste Special → Values দিন। এতে মূল ডেটা মুছলেও পরিষ্কার ডেটা থেকে যাবে।